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I documenti digitali notificati a mezzo PEC

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Posta elettronica certificata? Come funziona? 

La Posta Elettronica Certificata funziona per l’utente esattamente come la normale posta elettronica, il mittente alla consegna del messaggio riceve una ricevuta di conferma con valore legale.

La notificazione a mezzo PEC avviene mediante invio di un messaggio da un indirizzo di posta elettronica certificata ad uno o più altri indirizzi di posta elettronica certificata.

Come si effettuano le notifiche attraverso la posta certificata?

L’avvocato notificante avrà, all’esito di una notifica andata a buon fiine, una ricevuta di accettazione (art. 6, 1° comma, DPR 11 febbraio 2005, n. 68), che attesta il perfezionamento della notifica per il mittente (art. 3 bis, comma 3, L. 53/1994) e tante ricevute di avvenuta consegna (art. 6, comma 2, Dpr 11 febbraio 2005, n. 68) quanti sono i destinatari della notifica e che segnano il perfezionamento della procedura per costoro (art. 3 bis, comma 3, L. 53/1994).

Quando la procura è notificata insieme all’atto a cui si riferisce, la stessa, allegata allo stesso messaggio di posta elettronica, si considera come fosse apposta in calce all’atto.

La notifica consiste, pertanto, nell’invio di un messaggio PEC su PEC, al quale sono allegati gli atti ed i provvedimenti da notificare, l’eventuale procura e la relazione di notificazione, che l’avvocato deve predisporre secondo le indicazioni contenute nell’art. 3 bis, comma 5, della Legge n. 53 del 1994, come documento informatico separato da sottoscrivere digitalmente.

Quali documenti digitali possono essere notificati a mezzo PEC?

La notifica a mezzo PEC consente di inviare ai destinatari documenti informatici (art. 1 lett. p, Codice dell’amministrazone digitale), che possono essere di varia natura.

  • documenti originali informatici (art. 18 DM 44/2011 e art. 19 bis provvedimento DGSIA 16/04/2014): che devono essere in formato PDF ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale.
  • copie informatiche (art. 1, lett. i bis CAD), anche per immagine (art. 1, lett. i ter, CAD), di documenti analogici (art. 1, lett. p bis, CAD), privi di elementi attivi, quali macro e campi variabili ed in formato PDF (art. 3 bis, comma 2, L. 53/1994, art. 18, comma 1, DM 44/2011, art. 19 bis, comma 2, provv. DGSIA).
  • copie informatiche di atti e provvedimenti estratti con modalità telematiche dai fascicoli informatici degli uffici giudiziari ex art. 16 bis, comma 9 bis DL 179/2012 (art. 1, lett. i quater, CAD).
  • duplicati informatici di atti e provvedimenti estratti con modalità telematiche dai fascicoli informatici degli uffici giudiziari ex art. 16 bis, comma 9 bis DL 179/2012 (art. 1, lett. i quinques, CAD).

Nelle ipotesi di notifica di copie informatiche, la relata di notifica dovrà essere arricchita con “l’attestazione di conformità” del documento informatico allegato a quello analogico da cui è stato ottenuto a mezzo scanner o a quello presente nel fascicolo informatico dal quale è stato estratto.1

Il caso di notifica di documento informatico originale, invece, lo stesso sarà sottoscritto digitalmente ai fini dell’attribuzione di paternità; mentre in caso di duplicato informatico, lo stesso non potrà essere sottoscritto digitalmente (pena la perdita della caratteristica della stessa sequenza binaria), né necessiterà di attestazione di conformità, ma sarà sufficiente indicare in relata tale caratteristica del documento informatico allegato. In tal modo, il ricevente sarà in grado di verificare la corrispondenza dei valori binari del file allegato a quello da cui il duplicato è stato estratto.

Più recentemente, l’obbligo di munirsi e di comunicare l’indirizzo Pec è stato esteso anche ai revisori legali e alle società di revisione legale. In particolare, ha stabilito: «I revisori legali e le società di revisione legale iscritti nel registro di cui al D.Lgs. 27 gennaio 2010, n. 39, comunicano il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al ministero dell’Economia e delle Finanze o al soggetto incaricato della tenuta del registro».

1 (art. 3 bis, commi 2 e 5 lett. G, L. 53/1994, art. 16 undecies, comma 3, DL 179/2012, art. 19 ter provvedimento 16/04/2014 DGSIA).

2 l’art. 27, comma 2, D.Lgs. 17 luglio 2016, n. 135