Quali sono gli oneri dell’amministratore di condominio alla luce dell’entrata in vigore del Regolamento Ue 2016/679 in materia di privacy, ormai noto come GDPR ( General Data Protecion Regulation ) ?
E’ importante partire dal dato propriamente codicistico. L’art. 1130 c.c. comma 6 afferma che incomba su di lui “curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio”.
Nel GDPR all’art. 4 è definita la nozione di titolare di trattamento dei dati ovvero: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione o degli Stati membri”. Nel caso del condominio è proprio quest’ultimo complessivamente considerato che risulta quale soggetto titolare del trattamento dei dati ma, dal momento che l’amministratore del condominio ne è il rappresentante legale, la sua è una duplice veste: da un lato è il titolare del trattamento dei dati, dall’altro ne è responsabile rispetto a tutte le attività svolte nel suo interesse.
Sarebbe opportuno quindi che al momento della nomina dell’amministratore, l’assemblea gli conferisca in maniera specifica il ruolo di responsabile del trattamento dei dati, definendo i compiti e i limiti di utilizzo di questo compito.
A sua volta l’amministratore in tale sede potrà discrezionalmente nominare sub responsabili del trattamento a meno che non vi sia una contraria ed espressa previsione nell’atto di incarico da parte dell’assemblea.
Nel GDPR come già nel Codice della Privacy del 2003 il documento che riveste una maggiore importanza è l’informativa ( artt. 13 e 14 GDPR) che è onere dell’amministratore consegnare ad ogni condomino e a chiunque goda di diritti reali e/o di godimento.
Il documento deve contenere certi elementi imprescindibili, informando appunto l’interessato su: lo scopo per cui i suoi dati vengono trattati; le modalità di tale operazione; la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; i soggetti che possono venirne a conoscenza in qualità di autorizzati o di responsabili del trattamento; l’ambito di diffusione dei dati; il periodo massimo o il criterio di detenzione dei dati personali. Inoltre, devono essere anche menzionati il nome del titolare del trattamento e i suoi recapiti di contatto. Tale documento deve essere sottoposto all’interessato all’inizio del trattamento.
Valga la pena ricordare che qualsiasi operazione sui dati da parte dell’amministratore per finalità diverse da quelle per cui siano stati raccolti è illecita senza consenso (artt. 6, 7, 8 e 9 GDPR). Ne consegue che non possano essere utilizzati da parte dell’amministratore dati come lo stato civile o le abitudini personali dei condomini e che il trattamento dei dati sensibili come quello sullo stato di salute possa essere usato per motivi legati unicamente alla proprietà comune per esempio in previsione di una delibera per l’abbattimento delle barriere architettoniche.
Importante sottolineare che, in linea con il principio di responsabilizzazione ( accountability ) dei titolari e dei responsabili del trattamento dei dati incardinato nel GDPR, viene affidato all’amministratore di condominio nella duplice veste di titolare e di responsabile di trattamento dei dati il compito di decidere autonomamente le modalità, le garanzie e i limiti del trattamento dei dati personali pur sempre e imprescindibilmente in accordo con le disposizioni normative europee e nazionali in vigore e alla luce dei principi presenti nel Regolamento di condominio.